Milloin tuotekonfiguraattori nopeuttaa tarjousprosessia ja milloin ei?

Milloin tuotekonfiguraattori on hyvä ratkaisu?

Tuotekonfiguraattori on hyvä ratkaisu, kun tuote kootaan monista vaihtoehdoista, kaikki yhdistelmät eivät ole mahdollisia ja sama tekninen harkinta toistuu jokaisessa tarjouksessa. Ensimmäinen kysymys koskee siis prosessia: onko se riittävän toistuva ja sääntöpohjainen, jotta automatisointi tuottaa liiketoimintahyötyä?

Harkitse konfiguraattoria erityisesti silloin, kun useampi näistä täyttyy:

• tuotteessa tai ratkaisussa on paljon vaihtoehtoja ja komponentteja
• kaikki yhdistelmät eivät ole teknisesti mahdollisia
• tarjous vaatii paljon kokeneen asiantuntijan aikaa
• hinnoittelu perustuu tunnistettaviin sääntöihin
• tarjouksia tehdään paljon, ja prosessi on hidas suhteessa asiakkaan odotuksiin
• virheellinen kokoonpano aiheuttaa merkittävän kustannuksen
• myydyn tuotteen tietoa tarvitaan myöhemmin tilauksessa, tuotannossa, huollossa tai jälkimarkkinoinnissa.

Soforin tuotekonfiguraattori on tehty juuri monimutkaisten teollisten tuotteiden myyntiin. Myyjä rakentaa sillä tarjouksen hintatietoineen ilman, että hänen tarvitsee muistaa kaikkia teknisiä riippuvuuksia itse.

Miksi säännöt pitää pystyä kuvaamaan?

Konfiguraattori toimii vain niin hyvin kuin sen säännöt, joten tuoteosaaminen pitää pystyä kirjoittamaan näkyviksi ehdoiksi.

Kun säännöt ovat järjestelmässä, tarjoukset syntyvät nopeammin, virheitä tulee vähemmän ja uusi myyjä pääsee vauhtiin aiempaa nopeammin.

Mistä tunnistat, ettei sääntöjä ole vielä tarpeeksi?

Jos tuotteen rakenne tai hinnoittelu muuttuu jatkuvasti eikä tarjouksia tehdä yhteisellä tavalla, automatisointi kovettaa epäselvän prosessin ohjelmistoksi.

Tällöin ensimmäinen kehitysprojekti on tuotetiedon, sääntöjen ja prosessin yhtenäistäminen. Konfiguraattori tulee vasta sen jälkeen.

Miten tuotekonfiguraattorin ROI lasketaan?

Vertaa toteutuksen ja ylläpidon kustannusta siihen, mitä nykyinen tarjousprosessi maksaa asiantuntijatyönä, virheinä ja viiveinä.

1. TarjousmääräKuinka monta tarjousta teette kuukaudessa tai vuodessa
2. TyöaikaKuinka paljon myyjän ja teknisen asiantuntijan aikaa yhteen tarjoukseen kuluu
3. KorjauksetKuinka paljon korjauksia ja uudelleenlaskentaa syntyy
4. ViiveetKuinka usein virheellinen tai puutteellinen tarjous viivästyttää kauppaa
5. OdotusKuinka nopeasti asiakas odottaa tarjouksen saavansa
6. KapasiteettiRajoittaako nykyinen prosessi tarjousmäärän kasvattamista

Ajatellaan, että kaksi teknistä asiantuntijaa tarkistaa jokaisen tarjouksen samojen perussääntöjen osalta. Konfiguraattorin arvo syntyy silloin siitä, että asiantuntijat osallistuvat jatkossa vain poikkeustapauksiin.

Työajan säästön lisäksi hyöty voi olla suurempi tarjouskapasiteetti ilman vastaavaa henkilöstön kasvua.

Pitääkö hinnoittelu automatisoida kokonaan?

Ei tarvitse. Tekninen konfigurointi ja kaupallinen hinnoittelu ovat eri asioita, ja ne voi automatisoida eri pitkälle.

Hyvä konfiguraattori jättää myyjälle tai hyväksyjälle ne kohdat, joissa harkinta tuottaa arvoa.

Miksi integraatiot ratkaisevat hyödyn?

Suurin hyöty syntyy usein vasta, kun konfiguraation tieto kulkee tarjouksesta seuraaviin vaiheisiin ilman käsin kirjoittamista. Jos myyjä kirjoittaa samat tiedot uudelleen ERP-järjestelmään, prosessiin jää merkittävä katkos.

1. TarjousTarjousdokumentti ja CRM
2. TilausERP ja tilauksen käsittely
3. TuotantoRakenne ja materiaalitarpeet
4. LaskutusSama myyty kokoonpano
5. HuoltoVaraosat ja jälkimarkkinointi

Grundfosilla juuri tämä tekee konfiguraattorista arkista työkalua, koska sama tarjottu ja myyty tuotetieto palvelee laskutusta, huoltoa ja jälkimarkkinointia. ERP-integraatiota ei aina tarvita ensimmäisessä vaiheessa, mutta se kannattaa suunnitella alusta asti.

Mitä sääntöpohjainen automaatio ja tekoäly tekevät tarjousprosessissa?

Säännöt hoitavat ehdottomat tekniset riippuvuudet, ja tekoäly tulkitsee epärakenteista aineistoa. Jos komponentti A ei sovi komponenttiin B, järjestelmän pitää estää yhdistelmä yksiselitteisesti, eikä tekoäly korvaa tällaista sääntöä.

Tekoäly- ja automaatioratkaisut täydentävät prosessia siellä, missä lähtötieto on vapaata tekstiä, liitteitä tai sähköpostia. Näin työnjako voi mennä:

Turvallinen periaate on käyttää sääntöjä siellä, missä vastaus on ehdoton, ja tekoälyä siellä, missä tarvitaan tulkintaa. Missä tekoäly auttaa laskijaa ja missä ei, kerrotaan kirjoituksessa tekoäly tarjouslaskennassa.

Mitä tapahtuu ennen kuin konfigurointi voi alkaa?

Ennen konfigurointia joku lukee tarjouspyynnön ja poimii siitä lähtötiedot, ja valmistavassa teollisuudessa iso osa tarjouksen ajasta kuluu jo tässä vaiheessa.

Pyynnössä voi olla kymmeniä liitteitä piirustuksista sopimusehtoihin. Myynti, suunnittelu, tuotanto, hankinta ja laatu etsivät kukin omat kohtansa samasta paketista. Konfiguraattori nopeuttaa tarjouksen kokoamista, kun lähtötiedot ovat selvillä. Jos tarjous kuitenkin jumittaa siksi, että vaatimuksia etsitään liitteistä päiviä, pullonkaula on konfiguroinnin edessä.

Siihen sopivat tekoäly myynnissä -ratkaisut. Tekoäly lukee liitteet, poimii vaatimukset lähteineen ja nostaa ristiriidat esiin, ja ihmiset tarkistavat ja hyväksyvät. Hinnan laskee tämänkin jälkeen yrityksen oma laskentamalli hyväksytyistä lähtötiedoista.

Milloin tuotekonfiguraattori ei vielä kannata?

Siirrä investointia, jos tarjouksia on vähän, jokainen toimitus on aidosti uniikki tai tärkein pullonkaula on muualla kuin konfiguroinnissa.

Odota myös silloin, kun tuotetieto on epäjohdonmukaista, hinnoittelumallia ei pystytä kuvaamaan, prosessi muuttuu jatkuvasti tai integraatioita ei voi toteuttaa järkevästi. Jos tarjous kestää kauan siksi, että lähtötietoja odotetaan asiakkaalta päiviä, konfiguraattori ei yksin ratkaise ongelmaa. Silloin kannattaa ensin selvittää, mihin tarjousprosessin aika oikeasti kuluu.