Dokumenttienhallinta – tekoälyn tukema Sharepoint ja Power Platform

Organisaatioiden tiedostojen hallinta ja yhteistyö ovat siirtyneet entistä enemmän pilvipalveluiden käyttöön, ja tässä kehityksessä Microsoftin SharePoint ja Power Platform ovat osoittautuneet vahvoiksi ratkaisuiksi kun niihin yhdistetään vielä tekoäly-ratkaisuja.

SharePoint tarjoaa modernin, skaalautuvan ja turvallisen tavan käsitellä dokumentaatiota ja yhteistyötä organisaatiossa.

SharePoint on esimerkiksi erityisen soveltuva laatudokumenttien hallintaan tarjoten keskitetyn ja tietoturvallisen alustan dokumenttien säilyttämiselle ja jakamiselle. Sen avulla organisaatiot voivat välttää tiedon hajautumisen eri järjestelmiin ja varmistaa, että kaikki työntekijät voivat helposti löytää tarvittavat tiedostot. Keskitetty hallinta mahdollistaa myös dokumenttien versionhallinnan, joka on olennainen osa laatudokumentaation käsittelyä.

Microsoftin Power Platform puolestaan tuo automatiikkaa ja älykkyyttä dokumenttien hallintaan.

Power Platformin avulla organisaatiot voivat luoda räätälöityjä automaatioprosesseja, jotka tehostavat dokumenttien kulkua organisaatiossa. Esimerkiksi Power Automate -työnkulut voivat liittää dokumenttien käsittelyn osaksi laajempaa liiketoimintaprosessia, kuten hyväksyntä- ja kommentointiketjuja. Tämä parantaa merkittävästi työn tehokkuutta ja vähentää manuaalista työtä.

Näiden alustojen avulla organisaatiot voivat tehostaa laatudokumenttien hallintaa, varmistaa tiedon turvallisen säilyttämisen ja edistää yhteistyötä organisaation sisällä. Automaation ja älykkyyden integrointi dokumenttien hallintaan parantaa merkittävästi organisaation toiminnan tehokkuutta ja antaa organisaatioille mahdollisuuden keskittyä liiketoimintaansa.

Tekoälyä voidaan hyödyntää SharePointin dokumenttien hallinnan ratkaisuissa monipuolisesti, parantaen tehokkuutta, tiedon löydettävyyttä ja automatisointia

1. Metatietojen automaattinen täydennys: Tekoäly analysoi dokumentteja ja automaattisesti tunnistaa sekä täydentää niihin liittyviä metatietoja.
2. Älykkäät hakuominaisuudet: Tekoäly optimoi hakualgoritmeja ja antaa tarkempia hakutuloksia. Se voi myös oppia käyttäjän käyttäytymisestä ajan mittaan ja tarjota personoituja hakutuloksia.
3. Kieliprosessointi ja sisällön ymmärtäminen: Tekoäly kykenee ymmärtämään dokumenttien sisältöä kieliprosessoinnin avulla. Esimerkiksi se voi tunnistaa avainsanoja, teemoja tai jopa tunnetiloja dokumenteissa.
4. Automatisoidut työnkulut: Tekoälyä voidaan käyttää määrittämään ja hallitsemaan automaattisia työnkulkuja, kuten hyväksyntäprosesseja, dokumenttien tarkastuksia tai ilmoituksia tietyistä tapahtumista.
5. Dokumenttien luokittelu ja tunnistaminen: Tekoäly auttaa tunnistamaan dokumenttien tyyppejä ja sisältöä automaattisesti, mikä helpottaa oikeiden luokkien ja mapitusten määrittämistä.
6. Dokumenttien ennakoiva analytiikka: Tekoäly tarjoaa ennakoivaa analytiikkaa dokumenttien käytöstä ja trendeistä.
7. Älykäs tietoturva ja compliance: Tekoälyä voidaan käyttää tunnistamaan potentiaaliset tietoturvariskit ja varmistamaan, että dokumentit noudattavat sovellettavia säädöksiä ja compliance-vaatimuksia.
8. Käyttäjäkokemuksen parantaminen: Tekoäly tarjoaa älykkäitä suosituksia käyttäjille, kuten ehdotuksia dokumentteihin tai mahdollisiin toimenpiteisiin.

Summa Summarum.

Sharepoint sopii niin pienten kuin suurtenkin yritysten erilaisiin tarpeisiin dokumenttien hallinnasta.

Kiistaton etu on kuitenkin siinä, kun asiakas muutenkin käyttää Azurea, Microsoft 365 -palveluita ja muita Microsoftin tuottavuusratkaisuja. Keskeinen osa on saumaton integraatio palveluiden välillä.

Keskustellaan lisää aiheesta, ja katsotaan, miten Sharepoint kokonaisuus sopii teille.

Terveisin,

Petri

Kirjoittaja