Caverion suunnittelee, toteuttaa, huoltaa ja ylläpitää käyttäjäystävällisiä ja energiatehokkaita teknisiä ratkaisuja kiinteistöille ja teollisuudelle.
Caverion Suomi –divisioona on keskittynyt Suomessa kiinteistöteknisiin ratkaisuihin ja palveluihin, jotka kattavat kaikki tekniset osa-alueet kiinteistön koko elinkaaren ajan. Caverion Suomella on runsaat 2300 työntekijää ympäri Suomea.
Caverionin irtautuessa YIT:stä itsenäiseksi pörssiyhtiöksi Caverionilla oli tavoite luopua IBM Lotus Notes -teknologiasta ja saada korvaavat ratkaisut. Lotus Notes ei ollut enää sähköposti- ja kalenterikäytössä, mutta sovelluksia oli hyvin paljon tuotantokäytössä.
Caverionilla oli kaksi vaihtoehtoa: ulkoistaa sovellukset kumppanille tai arkistoida sovelluksissa oleva tieto ja etsiä tarpeellisille sovelluksille SharePoint-ratkaisut.
Caverion Suomi -divisioona päätyi jälkimmäiseen vaihtoehtoon: sovellukset olivat yksinkertaisia, joten niistä voitiin luopua ja rakentaa korvaavat ratkaisut, kunhan tärkeä tieto mm. projektien ja johtoryhmien muistiot sekä henkilöstön kehityskeskustelut saatiin talteen.
”Caverion halusi toimijan, jolle tällainen projekti ei ollut ensimmäinen. Meillä oli mielikuva, että Soforilla on sekä työkalut että osaaminen siirtää Lotus Notes-sovelluksista tietoa ja että tämä on Soforin ydinosaamista. Tämä mielikuva kyllä toteutui projektissa: Sofor tiesi alusta alkaen tarkalleen, mitä piti tehdä. Yhteistyö oli loistavaa.”, sanoo Caverion Suomi Oy:n kehityspäällikkö Sari Lehtonen.
Mitä projektissa tehtiin?
Caverion Suomella oli käytössään noin sata Lotus Notes -sovellusta. Sofor jakoi Caverionin tiimin kanssa migraatiotarpeet kolmeen kategoriaan:
1. Arkistoon siirrettävät tiedot
2. SharePointiin siirrettävät sovellukset jatkokäyttöä varten sellaisenaan
3. Sovellukset, jotka vaativat SharePointiin rakennettavaa logiikkaa, jotta tietoja voidaan käyttää edelleen.
Kaikkien sovellusten tiedot siirrettiin aluksi SQL-kantaan. Kanta mahdollistaa tiedon arkistoinnin ja on myös hyvä lähtökohta, kun tietoa siirretään eteenpäin esim. SharePointin tai jonkun muun sovelluksen käyttöön. Arkistoitava tieto jäi SQL-kantaan luettavaan tilaan. Arkistoitavaan tietoon määriteltiin käyttöoikeudet ja sitä pystytään tarkastelemaan Soforin rakentaman kevyen käyttöliittymän avulla. Osa tiedosta siirrettiin eteenpäin suoraan SharePointissa jo olemassa olevaan sovellukseen, jossa tiedon käyttöä jatkettiin. Osalle sovelluksista Sofor rakensi Notes-logiikkaa vastaavat toiminnallisuudet SharePointiin.
Sari Lehtosen mukaan projektin malli oli hyvä ja järjestelmällinen sekä hyvin dokumentoitu; tämä helpotti projektin vetämistä.
”Systemaattinen projektinhallinta on Soforin ydinosaamista. Projektinhallintamalli antaa selkeät suuntaviivat mm. projektin seurantaa, kokouskäytäntöjä, dokumentointia, tehtävien hallintaa sekä muutosten että riskien hallintaa varten. Caverionin migraatio-projekti noudatti tätä mallia.”, kertoo Soforin projektipäällikkö Marjut Paakkinen.
Projektin tavoitteet saavutettiin aikataulussa ja turvallisin mielin
Soforin avulla Caverion pystyi toteuttamaan strategiaansa kuuluvat modernisointi- ja tehostamistoimenpiteet siten, että liiketoiminnalle ei aiheutunut minkäänlaisia häiriöitä. Samalla pystyttiin varmistamaan se, että kertynyttä liiketoimintatietoa ei järjestelmävaihdon vuoksi menetetty.
Sari Lehtonen antaa kiitettävän arvosanan projektista: ”Projekti sisälsi riskejä, siinä oli tiukka aikataulu ja tärkeä tieto oli saatava talteen. Luotimme kuitenkin, että projekti onnistuu ja näin kävi: saimme projektin lopputuloksen valmiiksi aikataulussa. Suurin kiitos tästä kuuluu projektipäällikölle. Soforin projektipäällikkö oli äärimmäisen hyvä ja rauhallinen. Teknisistä, aikataulullisista ja muista haasteista huolimatta, meillä oli luottamus, ettei tämän projektin kanssa ole mitään hätää. Pidän tätä äärimmäisen tärkeänä ominaisuutena projektipäällikölle.”