Salon kaupunki siirsi asianhallinnan asiakirjat sähköiseen arkistoon Soforin tuella

19.12.2017

Salon kaupungilla on ollut käytössä Soforin toimittama asianhallintaohjelmisto. Se on jo aikaisemmin korvattu toisella ohjelmistolla. Soforin toimittaman asianhallinnan sähköisessä muodossa olevien tietojen arkistointiin on kuitenkin ollut olemassa tarve. Tällaisia tietoja olivat esimerkiksi diaariasiat, viranhaltijapäätökset ja esityslistat sekä pöytäkirjat.

Salon kaupungilla oli tavoitteena siirtää nämä tiedot käyttämäänsä arkistolaitoksen SÄHKE2 sertifiointivaatimusten mukaiseen sähköisen säilytyksen palveluun. Aineisto tuli siirtää SÄHKE2-määrittelyn mukaisena.

Sofor toteutti tarvittavien asiakirjojen ja tietojen siirron arkistointipalvelun käytettäväksi.

Projektiin kuului yhteinen suunnittelu asiakkaan kanssa, varsinaisen migraation toteutus sekä tietojen toimitus vastaanottavan järjestelmän käytettäväksi SÄHKE2-formaatissa. Sofor myös toteutti migraatiossa käytetyn sovellus- ja palvelinalustan.

– Soforilla on pitkä kokemus erilaisten migraatioiden toteuttamisesta. Tässä projektissa oleellista oli SÄHKE2-rakenteen hyvä tuntemus, mikä on Soforilla kehittynyt useissa asianhallinta-hankkeissa. Migraation toteutuksessa hyödynnettiin Soforin NotesToSQL-työkalua, kertoo Soforin projektipäällikkö Marjut Paakkinen.

– Yhteistyö Soforin kanssa asiakirjallisen tiedon siirrossa käytöstä poistetusta asianhallintajärjestelmästä sähköiseen arkistoon toimi sujuvasti ja aikataulun mukaisesti. Asiakirjallinen tieto voidaan nyt säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa. Asiakirjallisen tiedon käytettävyys, eheys, luotettavuus ja säilyminen on nyt varmistettu SÄHKE2 sertifioidussa sähköisessä arkistossa vaatimusten mukaisesti. Asiakirjallisen tiedon siirto sähköiseen arkistoon on nopeuttanut ja helpottanut myös käytännön työtä, esim. tietopalvelupyynnöissä, kertoo Irma Nieminen Salon kaupungilta.