Hoas automatisoi asiakastiedon hallintaan liittyviä tehtäviä

06.06.2019

Automaatio ja robotiikka hoitavat jatkossa osan työntekijöiden työtehtävistä. Näin jäljelle jäävät tehtävät muuttuvat pääosin aikaisempaa vaativammiksi asiantuntijatehtäviksi.

Tämän tietää myös Hoas, jota Sofor auttoi automatisoimaan asiakastiedon hallintaan liittyviä tehtäviä.

Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö Hoas on tarjonnut jo 50 vuotta vuokra-asuntoja opiskelijoille. Tällä hetkellä noin 14727 opiskelijaa asuu Hoasin vuokra-asunnoissa. Hoas:lla heitä tukee yli 60 asiakaspalvelun, vuokraamisen, isännöinnin, rakennuttamisen ja taloushallinnon ammattilaista.

Asiakaspolun eri vaiheissa sekä hakijoista että asukkaista tarvitaan henkilötietoja, joita käsitellään eri rekistereissä, esimerkiksi hakemus- ja asukasrekisterissä. Tietoa säilytetään myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen tietyn ajan liiketoiminnallisin ja lainsäädännöllisin perustein ja sitä on vuosien kuluessa kertynyt paljon.

Tiedon suuren määrän takia GDPR:n tullessa HOAS halusi automatisoida osan tehtävistä liittyen asiakastiedon hallintaan ja käsittelyyn. Tällaisia oli muun muassa henkilötietojen poisto säilytysaikojen mukaisesti sekä henkilötietojen keräämisen automatisointi tietopyyntöön vastaamiseksi tai muuhun koosteeseen.

Hoas kiinnittää erityistä huomiota asiakkaan yksityisyyden ja henkilökohtaisten tietojen suojaukseen. Tätä vahvistettiin entisestään huomioimalla käyttäjien roolit siten, että henkilötiedoista esitetään käyttäjälle vain ne tiedot, joita hän tehtävänsä hoitamisessa tarvitsee.

Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö Hoasin tietohallintopäällikkö Eero Kankala kertoo:

Soforin asiantuntemusta hyödynnettiin tietojen poiston suunnittelussa ja erityisesti tietopyyntöjen vastaamiseen valmistautuessa. Tietopyyntöjen vastaamisessa tarvittavat tiedot ovat jakautuneet laajasti eri osiin järjestelmäkokonaisuuttamme. Projektin määrittely oli haastavaa, koska poikkeustilanteita oli yllättävän paljon. Soforin järjestelmätuntemuksesta oli tässä yhteydessä apua. Projektin testaaminen oli myös varsin työlästä sovelluskokonaisuuden laajuuden vuoksi. Soforin kanssa projekti eteni – sen laajuuden kasvu huomioiden – pääsääntöisesti aikataulussaan. Soforin kanssa on ollut mukavaa ja turvallista työskennellä.

Tietopyynnön tarkentuminen tuli uuden lainsäädännön myötä ja aiheutti prosessien uudelleenjärjestelyjä. Automaattirutiini poistettujen merkitsemiseen ajetaan kerran kuussa, ja puolivuosittain tehdään manuaalitarkistus, jossa päätetään, mitä oikeasti poistetaan. Kankalan mukaan erityisesti tietopyyntöjen osalta manuaalityö väheni huomattavasti.

Marjut Paakkinen
Chief Operating Officer
+358 50 384 3245
Digitalisaation tehtävänä on helpottaa työntekoa. Tämä on yksi hyvä esimerkki siitä.

MARJUT PAAKKINEN, Chief Operating Officer | puh. +358 50 384 3245 | marjut.paakkinen@sofor.fi