Näin vähennät henkilöstön poissaoloja. 6 askelta parempaan työkykyyn.

26.06.2015

blogi_nain_vahennat_henkiloston_poissaoloja_6_askelta_parempaan_tyokykyyn_webSuomessa työntekijän keskimääräinen poissaolomäärä vaihtelee 4 – 6 prosentin välillä (9 – 14 pv vuodessa). Noin 2 % työajasta menetetään normaalin sairastamisen takia, johon ei juurikaan voida vaikuttaa.

Tilastollisesti loput 2 – 4 % on kuitenkin mahdollista kitkeä pois. Joskus kyse on jopa kymmenestä prosentista, jonka merkitys rahallisesti on huomattava.

 

 

Työntekijöiden poissaolot maksavat yritykselle selvää rahaa. Yhden työntekijän poissaolopäivä maksaa yritykselle n. 350 euroa. Kustannukset muodostuvat työntekijän palkasta, työnantajan välillisistä työvoimakustannuksista sekä työvoiman sivukuluista. Viikkotasolla henkilöstön tapaturma- ja sairauspoissaolot voivat kustantaa työnantajalle yrityksen koosta riippuen tuhansista euroista kymmeniin tuhansiin euroihin. Vuodessa puhutaan siis jo sadoista tuhansista ja miljoonista euroista.

 

Esimerkiksi yritys, jolla on 250 työntekijää, joista jokainen on poissa töistä 7 (3,1 %) päivää vuodessa,

kärsii poissaoloista yli 610 000 euron kustannukset.

 

Joissakin tapauksissa työntekijän poissaolot johtuvat sairaudesta, jota on aluksi vaikea diagnosoida, mutta joka lopulta pakottaa työntekijän eläkkeelle. Työntekijän sairauseläköityminen maksaa yritykselle suuria summia ja vaikuttaa myös pidempiaikaisesti nousseena eläkemaksuluokkana. Puuttumalla ajoissa poissaoloihin ei siis säästetä henkilöstökuluissa vain tässä ja nyt, vaan voidaan myös ennaltaehkäistä eläköitymistä, eli käytännössä välttää nämä kulut tulevaisuudessa.

Alla kuusi askelta parempaan työkykyyn:

1. Seuraa poissaoloja ja selvitä niiden syy

Tietoisuus: Jotta poissaolojen määrää voitaisiin vähentää, pitää ensin ymmärtää, mistä ne johtuvat. Seuraa tilannetta: millaisia eri poissaolojen syitä on ja missä mittakaavassa ne esiintyvät? Selvitä poissaolojen taustatekijät ja puutu niihin.
Analysointi: Tee sisäistä benchmarkingia, eli vertaile esimerkiksi eri yksiköissä esiintyviä syitä. Etsi poikkeavuuksia ja analysoi: tapahtuuko toisessa yksikössä esimerkiksi tapaturmia enemmän kuin toisessa? Onko toisessa yksikössä jokin asia paremmin kuin toisessa?
Vaikuttaminen: Tiedon myötä saadaan konkreettisia ideoita, kuinka esimerkiksi työturvallisuutta voidaan parantaa tai fyysistä ja henkistä rasittavuutta vähentää.

2. Puutu ongelmiin varhain

Paras tapa vähentää poissaolojen määrää on puuttua niihin heti, jotta esim. sairauskierrettä ei ehdi syntyä. Varhaisen tuen mallin mukaan henkilöstön hyvinvointia ja heidän poissaolojaan seurataan ja kun huomataan jotakin hälyttävää, aloitetaan asian käsittely saman tien. Näin työntekijälle voidaan tarjota tarvittava apu heti, eikä ongelma pääse syventymään.

Jo yksittäiset poissaolot voivat joskus viestiä jostakin vakavammasta. Kun mahdollisesti vakavaan tilanteeseen halutaan reagoida nopeasti, on työntekijöiden tietoja seurattava ja analysoitava jatkuvasti. Tilanteen seuraaminen on hankalaa, jos se tehdään ilman järjestelmää esim. Excelin avulla. Tässä auttavat järjestelmät, jotka keräävät tiedon päivittäin, antavat raportit ja hälyttävät automaattisesti kun vaarana on, että työntekijän ongelma on vakava.

3. Yhtenäistä esimiestyön käytäntöjä

Esimiestyön laatu vaikuttaa henkilöstön jaksamiseen töissä. Johtamisprosessia kannattaakin jämäköittää ja toimintatavat selkeyttää, jotta mm. työterveysasioita hoidettaessa on selvää kuinka missäkin tilanteessa toimitaan. Esimiestyöhön voidaan vaikuttaa asettamalla käytännöt, joiden mukaan toimitaan määrätyissä tilanteissa. Organisaatioon kannattaa luoda konkreettinen ohjeisto, jonka avulla turvallisuuspolitiikka ja –suunnitelmat siirretään käytännön tasolle. Näin tiedetään heti miten tulee toimia kun huomataan, että työntekijällä on jokin ongelma.

Monessa organisaatiossa esimerkiksi ohjeet usein sairastelevan työntekijän auttamiseksi ovat mapissa unohdettuna jonkin kaapin pohjalle, eikä niistä ole tositilanteessa hyötyä. Ensimmäinen askel on saada esimiehet tiedostamaan vastuunsa työntekijän työkyvyn seuraamisessa. On huolehdittava, että esimiesten on mahdollista seurata työntekijöiden tietoja reaaliajassa ja helposti. Työkyvyn johtaminen kannattaakin muuttaa digitaaliseksi prosessiksi. Työntekijöistä on helpompi pitää huolta, kun prosessit ovat nähtävissä selkeästi järjestelmästä. Järjestelmän avulla niitä voidaan toteuttaa ja myös ennustaa tulevat ongelmat ja suorittaa tarvittavat toimenpiteet, kuten pitää puheeksiottokeskustelu, siirtää asia työterveyshuoltoon ja ottaa eläke- tai tapaturmavakuutusyhtiö käsittelyyn mukaan.

4. Mahdollista työ, jolla poissaoloja vähennetään

Henkilöstöosasto saattaa olla vastuussa henkilöstön ja poissaolojen seuraamisesta, mutta jotta henkilöstön työkykyä voitaisiin oikeasti parantaa, on johdon ensin tehtävä mahdolliseksi työkyvyn kunnollinen seuraaminen. Käytännössä tämä tarkoittaa, että henkilöstöosastolla tulee olla työkalut tiedon keräämiseen henkilöstön poissaoloista ja hyvinvoinnista, tämän tiedon analysointiin ja mahdollisuus seurata tilannetta niin tiiviisti, että ongelmiin voidaan puuttua heti. Pienessä yrityksessä työkaluna saattaa toimia esimerkiksi taulukkolaskentaohjelma. Heti kun henkilöstön määrä nousee useisiin kymmeniin ja satoihin, on tilanteen seuraamista varten oltava siihen tarkoitettu järjestelmä, joka tekee nämä asiat automaattisesti.

Monessa organisaatiossa asia pitää viedä johtoryhmään. Tätä ennen kannattaa tehdä sisäinen raportti, josta käy ilmi työntekijöiden poissaoloprosentit ja näistä aiheutuvat kustannukset. Näin johdon on helpompi tehdä päätöksiä koskien työkyvyn johtamista ja siihen tarvittavia välineitä.

5. Raportointi kuntoon

Määritä keskeisimmät KPI- eli suorituskykymittarit, joita teidän organisaationne seuraa. Mittareiden avulla pitäisi olla mahdollista arvioida organisaation tapahtumia monipuolisesti esimerkiksi koko organisaation, toimipaikan, työtehtävän ja henkilön tasolla. Seuraamalla mittareita ja raportoimalla niistä viikoittain tai kuukausittain, voidaan tunnistaa riskit ajoissa ja siirtyä ongelmatilanteisiin reagoinnista ongelmien ennakointiin. Näin kasvatetaan sekä työntekijöiden tyytyväisyyttä ja työkykyä että minimoidaan kustannuksia.

6. Laajenna kokonaisvaltaiseen työkyvyn johtamiseen

Työkyvyn ja -turvallisuuden johtaminen eivät ole erillään toisistaan ja ne molemmat vaikuttavat työntekijöiden työkykyyn. Työkyvyn johtamisen tulee sisältää kaikkien niiden tekijöiden hallinnan, joilla vaikutetaan kokonaisvaltaisesti siihen, että henkilön työkyky on hyvä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että organisaatiolla on oltava selkeä järjestelmä, jolla seurataan jokaista työntekijää yksilönä ja toisaalta koko organisaatiossa tapahtuvia asioita. Näin voidaan kerätä tietoa, jota analysoimalla sekä työntekijöiden hyvinvointi että työn tuottavuus voidaan taata eli minimoida poissaoloista johtuvat kustannukset.

Kun koko organisaatiosta ja henkilöstöstä kerätään tietoa ja aletaan ymmärtää mistä poissaolot johtuvat, on niihin helppo puuttua ajoissa. Ajan myötä voidaan myös alkaa ennustamaan tulevia poissaoloja. Kun opitaan, että tietyillä asioilla on yhteys, joka tulee aiheuttamaan poissaoloja, voidaan näihin yksittäisiin tunnistettuihin asioihin myös tehokkaasti ja ennaltaehkäisevästi vaikuttaa. Näin henkilökunnan poissaolot vähentyvät merkittävästi ja työaika lisääntyy, joka taas näkyy suoraan työn tuottavuudessa ja yrityksen taloudessa.

Saat meiltä poissaolokustannuslaskurin, jonka avulla voit laskea, kuinka paljon sinä maksat työntekijöiden poissaoloista.

Seppo Salo
Director, Business Development
+358 50 384 3364
Tutustu tapoihin, miten vähentää työntekijöittesi poissaoloja.

SEPPO SALO, Director, Business Development | puh. +358 50 384 3364 | seppo.salo@sofor.fi