> Novart Oy Referenssit

Novart Oy

Verkkojulkaisuratkaisulla sisällön jakaminen henkilöstön ja jälleenmyyjien välillä, myös mobiilisti

Novartissa työskentelee viitisensataa ihmistä. Yrityksen tuotteita esittelee ja myy yli 400 myyjää 90 kauppapisteessä eri puolella Suomea. Nastolan ja Forssan tehtailta valmistuu joka viikko yli 400 suomalaisen sisustusunelmaa, jotka rullaavat kotioville eri puolelle Suomea kumipyörillä rekkojen kyydissä. Myyntiä on myös ulkomaille.

Moni keittiö- tai kylpyhuonekauppa jäisi toteutumatta, elleivät Novart Oy:n it-järjestelmät tukisi tehokkaasti liiketoimintaa niin paikallisen kauppiaan kuin myös yhtiön oman toiminnan kannalta. Esimerkiksi Soforin toimittaman ja iPublisheriin perustuvan ekstranetin ansiosta myyjillä on käytössään noin 10 000 tuotteen tiedot, erilaiset kuvastot ja hinnastot. Intranetistä ja ekstranetistä käyttäjä näkee joko suoraan tai linkkien kautta esimerkiksi tuotteiden toimitusaikataulut ja myyntiraportit.

"Ekstranetin välityksellä toimii koko ajan yhteistyö myyjien ja Novartin välillä. Sen kautta hoidetaan myös muun muassa myynninvahvistukset, tarkistukset ja tiedottaminen", listaa Novart Oy:n tietohallintopäällikkö Pentti Korhonen.

Omat tietojärjestelmät hyötykäyttöön

Novartin yhteistyö Soforin kanssa alkoi vuonna 2002, kun Novart valitsi lukuisten ekstra/intranet-toimittajien joukosta Soforin. Soforin iPublisher 2.0 valittiin muun muassa tuotteen toimivuuden ja myyjien asiantuntemuksen perusteella. Järjestelmää luotiin vaiheittain siten, että osassa toiminnoista hyödynnettiin iPublisherin toimintoja ja osassa asiakkaan omia tietokantajärjestelmiä.

Syksyllä 2006 Novart Oy siirtyi käyttämään iPublisherin 3.2-versiota. Lisäksi Sofor on tehnyt yhtiölle lisäsovelluksia, joihin käyttäjä pääsee iPublisherin verkkosovellusten kautta. Tällaisia ovat esimerkiksi sähköinen myynninvahvistus ja tilausvahvistus, raportointi verkkoon, pikatilausjärjestelmä, rekan kulkureitin näyttävä ajolistasovellus ja tehtaan kapasiteetin seurantasovellus.

"Olemme olleet yhteistyöhön ja tuotteiden kehitykseen tyytyväisiä. Otamme mieluummin yhden vahvan toimittajan kuin monta pientä", muistuttaa Korhonen ja paljastaa, että toukokuussa Novart alkaa testata myös kuluttajapuolen kehittämää täydellistä sähköistä tilauskäsittelyä, jonka yhtenä merkittävänä osana on Soforin kanssa yhdessä toteutettava extranet-sovellus.

Novart Oy:ssä kokonaisuutta kutsutaan Novanetiksi, jonka suljetuille verkkosivuille eli ekstranetiin ja intranetiin käyttäjät kirjautuvat omien henkilökohtaisten tunnusten kautta. iPublisherilla on toteutettu lisäksi yrityksen ulkoiset verkkosivut ja useimmat yrityksen tuotebrändien sivustot.

300 000 paperisivua vähemmän

"Ensimmäisen verkkosivuston idea perustui ekstranetiin, koska aiemmin kauppiaiden kanssa oli viestitetty pelkästään paperimuodossa tai sähköpostilla. Siitä haluttiin päästä eroon", kertoo Korhonen.

Toisaalta tarvittiin myös nopea tiedotuskanava, ja verkon kautta saman tiedon näki heti sekä kauppias että myyjä. Suurimmat säästöt yritys sai kuitenkin myyntivahvistustensa sähköistämisestä.

"Aiemmin meiltä lähti kirjekuoressa postin kautta vuosittain jopa 300 000 sivua myynninvahvistusta kauppiaille eri puolelle Suomea. Nykyisin myyntivahvistus siirtyy meidän toiminnanohjausjärjestelmästämme Soforin tietokantaan ja sieltä edelleen kauppiaan näkyville ekstranetin kautta. Olemme säästäneet valtavasti sekä työtä että kustannuksia", kehuu Korhonen.

Myös myyntiraportointi yksinkertaistettiin. Aiemmin raportit lähetettiin postitse tai sähköpostilla kauppiaille, nyt he näkevät myyntitietonsa reaaliajassa ekstranetistä.

Sekä intra- että ekstranetissä näkyvät kaikki tuotetiedot, ohjeet, hinnastot, kampanjat ja tuotteisiin liittyvä muu materiaali. Novartilla on myynnissä jo pelkästään erilaisia keittiökaappeja ja niiden osia noin 6 000.

Älä eriytä liikaa

"Syksyllä 2006 Novart Oy siirtyi käyttämään iPublisherin 3.2-versiota ja perusti uudistamista varten projektin. Uusimme niin toiminnallisuuden kuin ulkoasunkin", kertoo Korhonen.

Novart toteutti graafisen ilmeen, ja Sofor rakensi käyttöliittymän asiakkaan toiveiden mukaiseksi. Uutena luotiin muun muassa pikatilausjärjestelmä eli kauppiaat voivat lähettää joidenkin tuotteiden tilauksen suoraan tehtaan toiminnanohjausjärjestelmään.

"Pyrimme siihen, että suurin osa tiedoista on kaikkien nähtävissä, eikä erillisiä käyttäjäryhmiä, joilla on eri näkymät, saa olla liikaa. Ensimmäisessä sovelluksessa luotiin yli sata eri käyttäjäryhmää, mutta nyt niitä on purettu ja enää käytössä on vajaa 20", painottaa Korhonen.

Yhtä perhettä

Novart haluaa olla yhtä suurta perhettä jälleenmyyjiensä kanssa. Siksi suurin osa kaikista asioista on nähtävissä sekä intrassa että ekstrassa.

Intranet eroaa ekstranetissä lähinnä siinä, että yrityksen oma väki käyttää intran kautta myös sähköpostia ja kalenteritoimintoja. Palveluja voidaan käyttää Soforin mobiililiittymän ansiosta myös matkapuhelimilla. Lisäksi esimerkiksi johtotaso näkee Novanetin kautta 15 minuutin välein päivittyvät tilauskannan tiedot.

Jatkossa Novanetiin liitetään henkilöstötietokanta, josta löytyvät sekä oman väen että myös kauppiaiden tiedot. Intrassa on myös paljon muuta tietoa, kuten yt-lain mukaiset johtoryhmien pöytäkirjat. Käyttöön otetaan myös koulutuskalenteri, jonka kautta voi ilmoittautua ulkoisiin ja sisäisiin koulutuksiin.

"Vie silti aikansa ennen kuin sähköinen tiedottaminen lisääntyy. Toisaalta novartilaisista yli puolet työskentelee tuotannossa, eikä Novanet ole aina heidän käytössään. Tietoa pitää tarjota edelleen muitakin kanavia pitkin, kuten ilmoitustaululla ja yleisissä tiloissa olevien tv-ruutujen kautta", kertoo Korhonen.

Vain taivas rajana

"iPublisher on tuotteena sellainen, ettei siinä tule koskaan raja vastaan. Kyse on enemmän siitä, miten me täällä organisaatiossa pystymme tuottamaan sinne sisältöä ja miten opimme sitä käyttämään", pohtii Korhonen.

"Uudistetusta verkkosivusta saatu palaute käyttäjiltä on ollut myönteistä niin ulkoasun kuin toimivuudenkin osalta. Sisältöä vain pitäisi saada sinne lisää", jatkaa Korhonen.

Hän toivoo, että ihmiset miettisivät, milloin viesti kannattaa välittää sähköpostilla, milloin intran ja milloin ekstranetin kautta. Pitäisi myös erottaa, milloin kyseessä on tiedote, milloin pelkkä dokumentti. Myös tietotulva on suuri haaste verkkoviestinnälle. Novanetin avausnäkymässä käytetään niin sanottuja nostoja eli kaksi tärkeintä asiaa voidaan tuoda kaikille esille samaan aikaan.

Tietoturva-asiat ovat Novartille tärkeitä. Korhonen ei tarkoita pelkästään yrityksen liiketoimintaan liittyvien asioiden säilymistä oikeissa käsissä, vaan myös siitä, että kuluttajien henkilötiedot käsitellään turvallisesti.

Novart tuskin lähtee luomaan kuluttajille verkkopalvelua, jonka kautta voisi suunnitella oman keittiön tai kylpyhuoneen. Sen sijaan asiakas halutaan houkutella myymälään näyttävillä verkkosivujen keittiömallistoilla.

Novanet-verkkosovellusprojektin haasteina Korhonen mainitsee ohjelman käytön omaksumisen sekä pdf-tiedostoista luopumisen ja siirtymisen html-sivujen käyttöön. Kolmas haaste on ollut osata kehittää raportointi sellaiseksi, että se palvelee yhä paremmin käyttäjäänsä.


Teksti: Tiina Jäppinen

Bookmark and Share
Lisätietoa
Harri Saari
Chief Operating Officer
050 384 3231
harri.saari(at)sofor.fi
Linkedin


Katso kaikki iPublisher-referenssit!

Toimiala
Keittiökalusteiden valmistus

Teknologia
IBM Notes

Palvelumme
Verkkosivujen luominen ja päivittäminen helposti.
Lue lisää iPublisher-verkkojulkaisuratkaisusta!